Du har sikkert oplevet den irriterende grønne trekant i Excel, der dukker op på må og få. Men dukker den altid op på må og få? Nej bestemt ikke altid.
Det den grønne trekant siger er sådan lidt groft sagt: “Sig mig, ved du egentlig hvad du har gang i?” Excel prøver med andre ord at identificere ulogiske sammenhænge omkring en eller flere celler. Derfor er det ALTID en god idé at konsultere det lille gule udråbstegn, der står til højre for den markerede celle for at se, hvad Excel har at sige.
I mange situationer optræder den grønne trekant i forbindelse med, at der er hentet data ind fra et andet system og i den transformering af data, der sker, bliver tallene tolket som tekst.
Det er ikke noget problem at rette en enkelt celle, men hvad nu hvis du har hentet tusindvis af celler og gerne skal have alle konverteret på én gang?
Der er flere måder at løse det på, men denne her er genial og nem.
Du vil gerne komme fra situationen i kolonne B til situationen i kolonne D. Her er de skridt du skal igennem.
De enkelte skridt:
- Markér enten det område eller den kolonne du vil have konverteret (i eksemplet fra B3 til B11).
- Vælg fanebladet Data og Konverter til kolonner i gruppen Dataværktøjer
- Nu får du en dialogboks frem, hvor du normalt skal i gennem forskellige skridt. Men næ … det gør du ikke her. Du trykker bare på Udfør nederst til højre.
- Vupti, nu er alle de valgte celler konverteret til tal. Hvis du er heldig (Excel har jo sit eget liv), så står alle tallene til højre. Hvis de ikke gør det så …
- gør du det, at i samme arbejdsgang (alle celler er jo markeret), så trykker du på Ctrl + 1 som er genvejen til Formatér celler og så vælger du den talformatering du vil have, hvorefter tallene smukt formaterer sig efter det du har valgt.
Se, det er da nemt ikke?
Jamen er der da slet ingen faldgruber. Jo nogle ganske få.
- Situation 1: Udgangspunktet.
- Situation 2: Hvis du konverterer en hel kolonne som i kolonne D, så tolker Excel den tomme celle i D1 som noget overflødigt og derfor rykker Excel dataene op. Hvis du derfor markerer en hel kolonne så prøv så vidt muligt at undgå tomme celler i toppen.
- Situation 3: Hvis du kun markerer det konkrete dataområde (i eksemplet fra F3:F11), så fungerer det fint.
- Situation 4: Det gør til gengæld ikke noget, hvis der er tomme celler i dataområdet. De får fint lov at stå uden, at dataene rykker op.
- Situation 5: Lidt afhængig af Excels liv (du kan opleve at Excel opfører sig forskelligt), så rykker din tekst, der nu er tal, til højre. Hvis de ikke gør det, så formaterer du bare hele kolonnen med den formatering, du ønsker.
Læs mere her: Microsoft – convert numbers stored as text to number
