Er du A1’er i Excel eller tænker du dig om?
A1’er
Mange brugere i Excel er det, jeg vil kalde A1’ere.
A1’ere starter ukritisk på det første ark i øverste venstre celle (deraf navnet A1’er) og så starter de på deres opgave uden at tænke på, hvad det egentligt er de vil.
Men hvad er formålet med det regneark du starter på?
Vil du bruge regnearket til en simpel beregning, vil du lave en kompliceret beregning til dig selv som beslutningsstøtteværktøj, vil du lave et redskab til daglig brug for dine medarbejdere/kollegaer, vil du oparbejde data over tid med henblik på dataanalyse, formidling via diagrammer eller noget helt andet, hvem er målgruppen osv. osv.
Overvej opgaven
Der er meget stor forskel på angrebsvinklen afhængig af opgave …
Ved alle større opgaver er det naturligt at overveje, hvad det er jeg vil og her kommer A1’erne til kort og der er en risiko for, at de opbygger regneark, som er svært gennemskuelige, indeholder fejl og er svære at vedligeholde. I de mere trælse tilfælde konstaterer man på et senere tidspunkt, at data så dårligt strukturerede, at det er nødvendigt at forkaste det hele og starte forfra.
Almindelig metodelære indebærer en formuleret fremgangsmåde, struktureret opbygning og en dokumenteret arbejdsmetode og dette bør også gennemsyre den måde, som regneark anvendes på.
Der findes forskellige typer af regneark og der er selvfølgelig forskel på, hvilke krav der bør stilles til et regneark afhængig af formål og kompleksitet.
Hvis et regneark blot erstatter en notesblok med et par hurtige udregninger, så er det ikke nødvendigt med specielle formkrav … og sørg så for øvrigt for ikke at gemme det på et netværksdrev sammen med vigtige filer. Det vil kun forvirre de øvrige brugere og i øvrigt skabe rod på netværket.
Hvis et regneark derimod indeholder mange formler og funktioner, er stort og forgrenet over flere faneblade og med links til andre regneark, så stiger kompleksiteten og dermed bliver det nødvendigt med en langt mere struktureret arbejdsmetode for at sikre, at der ikke opstår fejl og for at sikre, at det er nemt at arbejde med.
Anbefaling
Derfor en stor anbefaling til alle – og måske specielt ledere, der er afhængig af korrekte beregninger i de regneark, der bliver brugt:
- Lær at spotte en A1’er. De kan koste din virksomhed penge
- Sørg for relevant Excel-uddannelse af jeres medarbejdere
- Etablér en Excel Code of Conduct
- Sørg for interne retningslinjer der sikrer, at jeres Code of Conduct bliver overholdt
God fornøjelse med opbygning af gode regneark.
