Har du erfaring i Officepakken? – en farlig formulering!

Jeg ser ofte en formulering i stil med ”Vi forventer du har erfaring i Officepakken” når jeg læser stillingsannoncer, og jeg tænker tit, at det er en meget bred og ukonkret formulering til en kommende medarbejder, når vedkommende efter endt ansættelsesforløb bliver sluppet løs på virksomhedens netværk for at boltre sig i regneark, Word-dokumenter og PowerPoint præsentationer med mere.

For hvad er erfaring i Officepakken? Er det fx at kunne åbne et regneark og anvende det som andre har lavet eller er det selvstændigt at kunne opbygge et regneark fra bunden? Og du har måske allerede gættet det. Nemlig at mit fokus i denne artikel ligger på regnearket.

Nu kan man selvfølgelig indvende, at det jo kun er i jobannoncen det står, og man selvfølgelig får afdækket den kommende medarbejders konkrete kompetencer i forbindelse med ansættelsesprocessen. Eller gør man?

Jeg har arbejdet med regneark, siden jeg kunne stave til Lotus 1-2-3, og jeg har desuden ca. 10 års undervisningserfaring i primært regneark. Jeg spørger tit mine kursister om, hvordan virksomhedens tilgang er til at anvende regneark til den daglige opgaveløsning. Jeg spørger også mine kunder om det samme, når jeg løser opgaver for dem i andre sammenhænge.

I alt overvejende grad, så er det billede, jeg står tilbage med, at regneark er noget man bare anvender, og der bliver ikke stillet krav til, hvordan det anvendes og der er heller ikke definerede krav til de færdigheder, man skal have.

Det indebærer i mine øjne en række problemstillinger og udfordringer, da et regneark og de beregninger, der foretages, i bund og grund anvendes til at træffe beslutninger. Og beslutningernes karakter er derfor også afhængig af validiteten af beregningerne.

Jeg har samlet nogle af de problemstillinger, som jeg ser.

Uddannelse (eller mangel på samme)

Selvom IT-anvendelsen er kommet mere i fokus i undervisningen helt fra folkeskolen, så er det stadig kun basale kundskaber eleverne får, og hvis virksomhederne ikke tager hånd om den videre uddannelse, så er man som medarbejder overladt til sig selv og tilfældig sidemandsoplæring.

Sidemandsoplæring har en tendens til, at dårlige vaner går i arv

Ikke at sidemandsoplæring er dårlig, men der kan være en tendens til, at dårlige vaner går i arv.

Fejl i regneark

Jeg har beskæftiget mig en del med risikoen for, at der er fejl i regneark, og fra undersøgelser jeg har læst, fra min egen dagligdag samt oplevelser jeg får fra mine kursister, er det et voldsomt tal jeg står tilbage med: Du kan nemt regne med, at der er fejl i ca. 95% af alle regneark.

Du kan gå ud fra, at ca. 95% af alle regneark indeholder fejl. Hvor mange fejl har I?

Fejl kan være flere ting. Det kan være lige fra et dårligt design/layout af data, som gør det svært at anvende data til fx analyseformål til deciderede regnefejl, som har store konsekvenser for de beslutninger, der bliver truffet.

Problemet med fejl i regneark er, at man typisk ikke kan se dem. Er der stavefejl i Word, så kan jeg se det. Er en PowerPoint rodet og dårligt opstillet, så kan jeg se det. Men er der fejl i et regneark, så kan jeg (normalt) ikke se det, fordi jeg kun ser tal, men ikke beregningerne bagved med mindre, jeg har fået regnearket og kan lave et review af det.

Antal regneark

Selv mindre virksomheder har ofte i tusindvis af regneark af den simple grund, at de fleste ikke tør slette regneark, for det kunne jo være, at det skulle bruges på et tidspunkt. Kort sagt: Rod!

Bliv ikke overrasket, hvis I har flere tusinde regneark og andre Office-filer liggende på jeres netværksdrev (men hvem rydder op?)

Hvor mange regneark har I? Prøv at åbne Stifinder (hvis du bruger en Windows-pc) og find den placering, hvor I normalt gemmer jeres filer. Søg efter filer der hedder *.xls. På den måde får du alle Excel-filer vist og i nederste venstre hjørne står antallet af filer. xls er filtypen for de ældre filer og xlsx er filtypen for de nye, men når du kun søger på *.xls får du begge typer med.

Min erfaring er, at kun de færreste virksomheder har fastsat regler og procedurer for vedligeholdelse og oprydning på netværket og derfor ophober filer sig i tusindtal.

Konsekvenser

Essensen i mine erfaringer med regneark kan koges sammen til følgende:

• Vidensniveauet er typisk for lavt, og der bliver for sjældent krav til hvad man som bruger skal kunne.
• Der er i tusindvis af regneark i de fleste virksomheder, og der er kun sjældent politikker for strukturering, vedligeholdelse og oprydning af regneark og andre filer på virksomhedens netværk.
• Der er fejl i ca 95% af alle regneark.

Og konsekvenserne? Gæt selv …

Du bør derfor som bruger af regneark, hvad enten du selv har lavet det eller du blot ser på resultatet af, hvad andre har lavet til dig, indstille dig på, at der med stor sandsynlig er fejl i de regneark du ser på.

Det er ikke altså ikke et spørgsmål om der er fejl. Det er mere et spørgsmål om hvor mange fejl og der er og hvor graverende de er.

Excel Code of Conduct

Jeg kan kun på det kraftigste anbefale at gøre et stykke arbejde for at sikre kvaliteten af det arbejde man laver gennem et sæt retningslinjer for ansvarlighed og god praksis for at anvende regneark i ens virksomhed. Det kan udmærket være et simpelt regelsæt som kunne indeholde regler som fx:

• Regneark, der skal anvendes til væsentlige beslutninger skal efterses af en erfaren Excel-kollega
• Regneark skal indeholde et faneblad, hvor hovedlinjerne angives: Hvem har udarbejdet det, hvem har lavet review af det, hvad er formålet med regnearket m.v.
• Regneark skal navngives og gemmes på en aftalt måde
• Indgår dato i filnavnet, så brug omvendt dato notation. I stedet for fx 26-01-2019, så skriv 2019-01-26 eller blot 190126, men gør det ens og konsekvent. Hermed står filer i stigende rækkefølge
• Regneark skal altid dato, sidetal, sti- og filnavn på
• Typografier skal anvendes på en ensartet og aftalt måde
• Start en oprydningsproces og hvis du ikke tør slette filer så aftal at filer, hvis formål og kvalitet ikke kendes flyttes til en ”dilemma-mappe” og kald fx mappen for xFiles eller xArkiv da den så står nederst i mappestrukturen på netværket
• Udnævn en eller flere “fildrevs-ansvarlige” som har ansvaret for at virksomhedens Code of Conduct efterleves

Det er ikke “rocket science”, men blot en naturlig proces, der har til hensigt at sikre, at det elektroniske beslutningsmateriale, der anvendes i virksomheden er validt, opdateret og korrekt og anvendes af medarbejdere, der er uddannet eller oplært til at administrere det.

God fornøjelse!