Regnearket – virksomhedens lille djævel
Jeg er en meget meget stor tilhænger af regneark. Et fantastisk værktøj som jeg aldrig ville have været foruden i mit arbejdsliv. Min “kærlighed” til regneark startede med Lotus 1-2-3 for (efterhånden) mange år siden, nærmere bestemt i midten af 1980’erne. Jeg “svigtede” siden Lotus og kastede mig over Excel, hvilket jeg aldrig har fortrudt.
Excel har reddet mig gennem arbejdsopgaver, som ville have være meget svære at løse uden dette fantastiske værktøj.
Men når det er sagt, så har jeg også oplevet at Excel er virksomheders mest anarkistiske værktøj. Næsten alt kan lade sig gøre i Excel. Det er både fantastisk og samtidig totalt umuligt at have med at gøre.
Dem der arbejder med Excel, tror jeg, deler min begejstring med, at det er fantastisk.
Det umulige i Excel kræver lidt yderligere forklaring. Da alt kan lade sig gøre er der ingen krav til dokumentation for det arbejde man laver. Formler og funktioner kan misbruges i det ekstreme og uden kendskab til Excels måde at “tænke” på kan der ske store regnefejl.
Jeg stødte for eksempel på denne overskrift i Computerworld i 2013:
“Skørt regneark forpurrede it-udbud til 100 millioner
Et Excel-regneark regnede så forkert under it-udbud,
at udbuddet til over 100 millioner kroner måtte aflyses.”
Jamen altså … Er det regnearket eller er det brugeren? Mit gæt: Brugeren!
Jeg har siden 2008 undervist på forskellige undervisningsinstitutioner samt i eget regi, hvor jeg rutinemæssigt spørger mine kursister om deres oplevelser. Mange kursister svarer, at de har oplevet regnefejl. Og nogle er ganske voldsomme.
Der ligger i mine øjne en kæmpe opgave for alle virksomheder i at etablere en fornuftig og aftalt struktur for at arbejde med regneark.
Og det behøves på ingen måde at være “rocket science”. Det kan starte i det små. Faktisk i det helt helt små (“helt” er med vilje skrevet dobbelt).
– Det ene er, at man skal starte med at tilføje hvor pokker filen er gemt på netværket, så det står på de udskrifter, man laver (Excel 2013: Sidelayout > Udskriftstitler > Sidehoved/sidefod > knappen Tilpas sidehoved eller Tilpas sidefod). Dermed kan man som minimum finde filen og arbejde videre med den.
– Det andet er, at man tilføjer et særskilt faneblad i sit regneark, hvor man (super kort) beskriver, hvad regnearket anvendes til og hvorfra de data, man anvender, kommer fra.
Start bare der. Det er en lille ting, men en god begyndelse til at skabe struktur og overblik.
Og som afslutning et lille ledertip: Hvis et regneark ikke som minimum indeholder oplysninger omkring, hvor de kommer fra og hvad de anvendes til, så skal man forlange, at det bliver slettet. Hellere intet beslutningsgrundlag end et forkert beslutningsgrundlag!
